Kontrakthantering & Förnyelser
Problemet: automatiska förnyelser som ingen granskar
Mjukvarukontrakt förnyas tyst automatiskt. Priset stiger lite varje år, villkor ändras, licenser för forna kollegor fortsätter. Och plötsligt har kontraktet förlängts med ett år utan att någon har lagt märke till det.
Hos Enterpriseorganisationer med hundratals mjukvarukontrakt är detta regel snarare än undantag. Det kostar pengar varje månad och skapar efterlevnadsrisker som bara blir synliga vid en revision.
Vår metod: en översikt, proaktiv signalering
Kontrakthantering hos SoftVaro är varken ett verktyg eller en dashboard. Det är en fast kontaktpunkt som bevakar din kontraktsportfölj, håller koll på förnyelsedatum och slår larm i god tid före deadline när du fortfarande har utrymme att förhandla.
Vad ingår i kontrakthanteringen?
Vad SoftVaro kontrakthantering omfattar, praktiskt och utan onödig administration.
Kontraktsöversikt
Central översikt över alla dina mjukvarukontrakt: löptider, priser, licensantal och kritiska datum. Alltid uppdaterad.
Proaktiv signalering
Vi slår larm kring varje förnyelsedeadline. Inte två veckor i förväg, utan tre till sex månader.
Prisutveckling i bild
Årsvis prisökning kartläggs. Vi ser mönster som du missar vid enskilda kontrakt.
Licensanvändning
Vi övervakar om de licenser du betalar för faktiskt används. Oanvända licenser är en direkt besparing.
Förhandlingsstöd vid förnyelse
Varje förnyelse är ett förhandlingstillfälle. Vi förbereder och genomför, om du vill.
Fast kontaktperson
En kontaktperson för dina mjukvarukontrakt. Inget ärende du själv behöver hålla koll på.
Så ser förnyelseprocessen ut
Tidigt omdöme
Förnyelsen närmar sig. Vi granskar licensavtalet baserat på benchmarkdata. Du får en konkret rekommendation.
Strategival
Fastställ strategi: förnya med bättre villkor, migrera till ett alternativ eller skala ner? Valet är ditt, med vår underbyggnad.
Förhandling
Vid behov inleder vi förhandling med mjukvaruleverantören. Med benchmarkdata och intern analys får vi fram skarpare villkor.
Avslut
Kontraktet är signerat, villkoren dokumenterade, portföljen uppdaterad. Du skriver under, vi ser till att allt stämmer.
Övervakningsfas
En ny cykel börjar. Vi fortsätter att följa upp: användning, prisutveckling, kontraktsdata. Mot nästa förnyelse.
Varför detta är viktigt
den idealiska tidpunkten att starta före förnyelse
genomsnittlig årlig prisökning från mjukvaruleverantörer
uppnådd besparing hos våra kunder
Vanliga frågor
Måste jag skaffa ett verktyg?
Nej. Vi använder vårt eget system för att hålla reda på din portfölj. Du får en tydlig rapport utan att behöva överföra data själv eller implementera något verktyg.
Hur mycket tid tar det för oss?
Att starta kräver en kick-off på cirka 2 timmar där vi tillsammans går igenom dina befintliga kontrakt. Därefter är din tidsinsats begränsad till beslutstillfällen vid förnyelser, i genomsnitt 1–2 timmar per kontrakt per år.
Vilka kontrakt hanterar SoftVaro?
Alla mjukvarukontrakt som du vill ha kontroll över. Det kan börja med 5 kritiska kontrakt och utökas till hela din portfölj. Att starta litet och utöka går alltid bra.
Hur tjänar SoftVaro pengar?
Vi börjar i liten skala. Inför din första förfrågan eller förnyelse kommer vi överens öppet om vad SoftVaro tjänar. Du vet alltså innan start vad det innebär, utan förpliktelser efteråt. Om samarbetet fungerar och växer gör vi tillsammans avtal som passar portföljens storlek, till exempel ett årsavtal eller ramavtal.
Kan jag börja med ett kontrakt?
Absolut. Många organisationer anlitar oss för ett specifikt kontrakt som kostar mycket eller snart löper ut. Om det fungerar utökar vi.
Förnyelse på gång? Eller bara vill ha kontroll?
Skicka oss en översikt över dina viktigaste kontrakt eller det kontrakt som snart löper ut. Vi tar hand om din förfrågan inom 24 timmar och visar vad vi kan göra.