Vad är vendor-konsolidering och hur ska du gå tillväga?
De flesta organisationer betalar för mer än 150 mjukvaruabonnemang. Vendor-konsolidering – att medvetet minska antalet leverantörer – är det mest effektiva sättet att spara kostnader och återfå överblick.
- 1 november 2024
- 5 min
Vendor-konsolidering är strategin där organisationer medvetet minskar antalet mjukvaruleverantörer. Istället för att använda ett verktyg för varje funktion väljs ett begränsat antal preferred suppliers som täcker flera behov.
Varför vendor-konsolidering?
Den genomsnittliga medelstora organisationen betalar för över 150 olika SaaS-verktyg. Var och en med eget avtal, faktureringscykel, ansvarig och förnyelsedatum. Kostnaderna är splittrade, överblicken saknas och förhandlingspositionerna är svaga.
Vendor-konsolidering löser fyra problem samtidigt:
- Kostnader: färre leverantörer innebär större volymer per leverantör och därmed bättre förhandlingsutrymme för lägre priser och bättre villkor
- Administration: färre avtal, färre fakturor, färre förnyelsedatum att hålla koll på
- Säkerhet: färre integrationer mellan verktyg minskar attackytan
- Compliance: en begränsad leverantörslista är enklare att auditera och dokumentera för NIS2 och GDPR
Hur gör du vendor-konsolidering?
Steg 1: Kategorisera din mjukvaruportfölj. Gruppera alla verktyg per funktion: kommunikation, projektledning, säkerhet, lagring, HR, med mera. Vilka kategorier har störst överlappning?
Steg 2: Analysera användning och nöjdhet. Vilka verktyg används verkligen? Vilka är populära bland slutanvändarna? Att konsolidera till ett verktyg som ingen gillar är kontraproduktivt – då uppstår shadow IT.
Steg 3: Välj preferred suppliers. Välj en eller två preferred suppliers per kategori. Förhandla aktivt om paketpriser när du köper flera produkter från samma leverantör.
Steg 4: Fasa in implementeringen. Konsolidera inte allt på en gång. Börja med de kategorier som har störst överlappning och minst motstånd. Bygg upp momentum inför de svårare övergångarna.
Vendor-konsolidering och lock-in
Den största risken med konsolidering är vendor lock-in: ett för stort beroende av en leverantör gör dig sårbar vid prishöjningar, företagsförvärv eller försämrad service. Se alltid till att ha en exitstrategi: reglera i avtalet hur dataexport ska ske, hur övergångsperioden ser ut och vilka kostnader som gäller vid förtida uppsägning.
Vanliga frågor
De vanligaste frågorna om detta ämne.
Vad är vendor-konsolidering?
Vendor-konsolidering innebär att medvetet minska antalet mjukvaruleverantörer. Istället för tio verktyg för liknande funktioner jobbar du med en eller två preferred suppliers. Detta ger skalfördelar, mindre administrationsarbete och bättre förhandlingspositioner.
Hur många leverantörer är optimalt?
Det varierar mellan organisationer. Generellt gäller: ju färre leverantörer för samma funktion, desto bättre. Börja med de kategorier där det finns mest överlapp – kommunikation, projektledning och säkerhet är klassiska kandidater.
Vilka är riskerna med vendor-konsolidering?
Den största risken är vendor lock-in: att bli för beroende av en leverantör. Se alltid till att ha en exitstrategi och reglera i avtalet hur dataexport och övergångsstöd ska hanteras.
Redo att spara på programvara?
SoftVaro förhandlar fram det bästa erbjudandet åt dig hos över 4 000 leverantörer. Oberoende, transparent, inom 24 timmar.