Mitä on toimittajien yhdistäminen ja miten se tehdään?
Useimmat organisaatiot maksavat yli 150 ohjelmistotilauksesta. Toimittajien yhdistäminen — tarkoituksellisesti toimittajien määrän vähentäminen — on tehokkain tapa säästää kuluissa ja saada selkeys takaisin.
- 1. marraskuuta 2024
- 5 min
Toimittajien yhdistäminen on strategia, jossa organisaatiot tietoisesti vähentävät ohjelmistotoimittajiensa määrää. Sen sijaan, että jokaiselle toiminnolle käytettäisiin erillistä työkalua, valitaan rajattu määrä ensisijaisia toimittajia, jotka kattavat useita tarpeita.
Miksi toimittajien yhdistäminen?
Keskiverto keskisuuri organisaatio maksaa yli 150 eri SaaS-työkalusta. Jokaisella on oma sopimuksensa, laskutuskierroksensa, ylläpitäjänsä ja uusimispäivänsä. Kulut ovat hajallaan, kokonaiskuva puuttuu ja neuvotteluasema on heikko.
Toimittajien yhdistäminen ratkaisee samanaikaisesti neljä ongelmaa:
- Kustannukset: Vähemmän toimittajia tarkoittaa suurempia määriä yhdeltä toimittajalta, mikä antaa enemmän neuvotteluvaraa alhaisempia hintoja ja parempia ehtoja varten
- Hallinta: Vähemmän sopimuksia, vähemmän laskuja, vähemmän uusimispäiviä seurattavaksi
- Tietoturva: Vähemmän työkalujen välisiä integraatioita tarkoittaa pienempää hyökkäyspintaa
- Säädösten noudattaminen: Rajattu toimittajalista on helpompi tarkastaa ja dokumentoida NIS2- ja GDPR-vaatimuksia varten
Kuinka tehdä toimittajien yhdistäminen?
Vaihe 1: Luokittele ohjelmistoympäristösi. Ryhmittele kaikki työkalut toiminnon mukaan: viestintä, projektinhallinta, tietoturva, tallennustila, henkilöstöhallinto jne. Missä kategorioissa on eniten päällekkäisyyttä?
Vaihe 2: Analysoi käyttö ja tyytyväisyys. Mitä työkaluja todella käytetään? Mitkä ovat käyttäjien suosiossa? Päällekkäisten työkalujen yhdistäminen vähemmän miellyttävään työkaluun toimii vastoin tavoitetta — silloin syntyy niin kutsuttu varjokäyttö.
Vaihe 3: Valitse ensisijaiset toimittajat. Valitse per kategoria yksi tai kaksi ensisijaista toimittajaa. Neuvottele aktiivisesti pakettihinnoista, kun hankit useita tuotteita samalta toimittajalta.
Vaihe 4: Järjestä käyttöönotto vaiheittain. Älä yhdistä kaikkea kerralla. Aloita kategorioista, joissa on eniten päällekkäisyyttä ja vastustus on vähäisintä. Rakennat näin vauhtia vaikeampiin siirtymiin.
Toimittajien yhdistäminen ja lukkiutumisriski
Yhdistämisen suurin riski on toimittajalukkiutuminen: liiallinen riippuvuus yhdestä toimittajasta tekee sinut haavoittuvaksi hintojen nousuille, yritysjärjestelyille tai palvelun laadun heikentymiselle. Varmista aina exit-strategia: sopimukseen tulee kirjata, miten tietojen vienti toimii, miltä siirtymäaika näyttää ja mitkä ovat mahdolliset ennenaikaisen irtisanomisen kustannukset.
Usein kysytyt kysymykset
Tämän aiheen yleisimmät kysymykset.
Mitä on toimittajien yhdistäminen?
Toimittajien yhdistäminen tarkoittaa ohjelmistotoimittajien määrän tietoisesti vähentämistä. Sen sijaan, että käyttäisit kymmentä työkalua samanlaisiin toimintoihin, työskentelet yhden tai kahden ensisijaisen toimittajan kanssa. Tämä tuo mittakaavaetuja, vähemmän hallinnollista työtä ja vahvemman neuvotteluaseman.
Montako toimittajaa on optimaalinen määrä?
Se vaihtelee organisaatiosta riippuen. Yleisesti pätee, että mitä vähemmän toimittajia samaan toiminnallisuuteen, sitä parempi. Aloita kategorioista, joissa on eniten päällekkäisyyttä — esimerkiksi viestintä, projektinhallinta ja tietoturva ovat klassisia esimerkkejä.
Mitkä ovat toimittajien yhdistämisen riskit?
Suurin riski on toimittajalukkiutuminen: liiallinen riippuvuus yhdestä toimittajasta. Varmista aina exit-strategia ja sopimukselliset ehdot tietojen viennille sekä siirtymäajan tukemiselle.
Valmis säästämään ohjelmistoissa?
SoftVaro neuvottelee puolestasi parhaat tarjoukset yli 4000 toimittajalta. Riippumaton, läpinäkyvä, 24 tunnin sisällä.