Ohjelmistoauditoinnit: miten ne toimivat ja miten suojaat itsesi?
Ohjelmistoauditoinnit ovat toimittajille todettu bisnesmalli ja asiakkaille kallis yllätys. Miten auditointi toimii, ketkä toteuttavat niitä ja miten suojaat itsesi?
- 1. maaliskuuta 2025
- 5 min
Ohjelmistoauditointi on monelle organisaatiolle odottamaton ja kallis yllätys. Toimittajat lähettävät ilmoituksen, vaativat katselmuksen ohjelmiston käytöstä ja tulos johtaa usein kymmenien tuhansien jopa miljoonien eurojen jäännöslaskuihin. Miten tämä tarkalleen toimii ja miten voit suojautua?
Kuinka ohjelmistoauditointi toimii?
Lähes jokaisessa yritysohjelmiston sopimuksessa on auditointilauseke. Se antaa toimittajalle oikeuden tarkistaa, ilmoitusaikaa noudattaen, että käytät ohjelmistoa lisenssisopimuksen mukaisesti. Käytännössä auditointi etenee kolmessa vaiheessa:
Ilmoitus: Toimittaja tai ulkopuolinen auditointiyhtiö (usein KPMG, Deloitte tai erikoistunut toimija) lähettää virallisen auditointiviestin
Kartoitus: Sinulta pyydetään tietoja ohjelmistojen asennuksista, käyttäjistä, palvelimista ja käyttöönottoympäristöistä
Tulos: Auditoija vertaa todellista käyttöä ostettuihin lisensseihin. Poikkeamat johtavat lisämaksuihin
Miksi auditoinnit ovat yleistyneet?
Ohjelmistoauditoinnit ovat toimittajille todistettu bisnesmalli. Suurilta asiakkailta auditoinneilla saadaan lähes aina lisätuloja, lisenssimallit ovat monimutkaisia, säännöt muuttuvat usein ja useimmat organisaatiot eivät ylläpidä ajantasaista lisenssikatsausta.
Auditoinnin riskiä lisäävät: sopimuksen jatkaminen lähestyy, organisaatio on kasvanut tai fuusioitunut, toimittaja on vaihtunut (kuten VMware Broadcomin oston jälkeen) tai toimittaja on julkaissut uusia tuotepäivityksiä muuttunein lisenssiehdoin.
Kuinka suojautua?
Paras suoja on valmistautuminen:
Pidä ajantasainen lisenssikatsaus. Tiedä mitä olet ostanut, mitä on asennettu ja kuinka monta aktiivista käyttäjää on
Lue auditointilauseke. Kuinka paljon ilmoitusaikaa toimittajan on annettava? Kuinka kauan auditointi saa kestää? Kuka maksaa kulut?
Älä reagoi heti. Auditointiviestin vastaanoton jälkeen sinulla on aina aikaa vastata. Pyydä riippumattoman tahon apua ennen kuin jaat tietoja
Neuvottele tuloksesta. Vaikka erimielisyyksiä ilmaantuisi, lisämaksut ovat neuvoteltavissa. Toimittajalla on intressi säilyttää asiakassuhde
Usein kysytyt kysymykset
Tämän aiheen yleisimmät kysymykset.
Mikä on ohjelmistoauditointi?
Ohjelmistoauditointi on virallinen tarkastus, jonka suorittaa ohjelmistotoimittaja tai ulkopuolinen auditoija varmistaakseen, että organisaatio käyttää ohjelmistoa lisenssisopimuksen mukaisesti. Auditointioikeudet sisältyvät lähes kaikkiin yritysohjelmiston sopimuksiin.
Ketkä toimittajat tekevät auditointeja?
Lähes kaikki suuret ohjelmistotoimittajat, kuten Microsoft, Oracle, SAP, IBM, Adobe ja Autodesk, tekevät säännöllisesti auditointeja asiakkailleen. Toisen ja kolmannen tason toimittajat tekevät niitä harvemmin, mutta oikeus on sopimuksellisesti aina varattu.
Mitkä ovat negatiivisen auditoinnin seuraukset?
Jäännöslaskut ja sakot, jotka voivat nousta kahteen tai kolmeen kertaan normaalin lisenssihinnan verran. Lisäksi toimittaja voi vaatia välitöntä lisenssien ostamista omilla ehdoillaan ilman neuvotteluvaraa.
Valmis säästämään ohjelmistoissa?
SoftVaro neuvottelee puolestasi parhaat tarjoukset yli 4000 toimittajalta. Riippumaton, läpinäkyvä, 24 tunnin sisällä.