Vad är leverantörskonsolidering och hur gör man?
De flesta organisationer betalar för mer än 150 programvaru-prenumerationer. Leverantörskonsolidering — att medvetet minska antalet leverantörer — är det mest effektiva sättet att spara kostnader och återfå översikt.
- 1 november 2024
- 5 min
Leverantörskonsolidering är en strategi där organisationer medvetet minskar antalet mjukvaruleverantörer. Istället för att använda ett separat verktyg för varje funktion väljer man ett begränsat antal preferred suppliers som täcker flera behov.
Varför leverantörskonsolidering?
Den genomsnittliga medelstora organisationen betalar för mer än 150 olika SaaS-verktyg. Var och ett med eget avtal, faktureringscykel, administratör och förnyelsedatum. Kostnaderna är spridda, översikten saknas och förhandlingspositionerna är svaga.
Leverantörskonsolidering löser fyra problem på samma gång:
- Kostnader: Färre leverantörer betyder större volymer per leverantör och därmed bättre förhandlingsutrymme för lägre priser och bättre villkor
- Administration: Färre avtal, färre fakturor, färre förnyelsedatum att hålla koll på
- Säkerhet: Färre integrationer mellan verktyg innebär mindre angreppsyta
- Efterlevnad: En begränsad leverantörslista är enklare att revidera och dokumentera för NIS2 och GDPR
Hur gör man leverantörskonsolidering?
Steg 1: Kategorisera din mjukvaru-miljö. Gruppera alla verktyg efter funktion: kommunikation, projektledning, säkerhet, lagring, HR, etc. Vilka kategorier har mest överlappning?
Steg 2: Analysera användning och nöjdhet. Vilka verktyg används verkligen? Vilka är populära bland slutanvändarna? Att konsolidera till ett verktyg som ingen gillar är kontraproduktivt — då uppstår shadow IT.
Steg 3: Välj preferred suppliers. Välj en eller två preferred suppliers per kategori. Förhandla aktivt om paketpriser när du köper flera produkter från samma leverantör.
Steg 4: Fasa in utrullningen. Konsolidera inte allt på en gång. Börja med kategorier med mest överlappning och minst motstånd. Bygg upp momentum för de svårare övergångarna.
Leverantörskonsolidering och låsning
Den största risken med konsolidering är vendor lock-in: att vara för beroende av en leverantör gör dig sårbar för prisökningar, företagsförvärv eller försämrad service. Ha alltid en exitstrategi: reglera i avtalet hur dataexport fungerar, hur övergångsperioden ser ut och vad kostnaderna blir vid tidig uppsägning.
Vanliga frågor
De vanligaste frågorna om detta ämne.
Vad är leverantörskonsolidering?
Leverantörskonsolidering innebär att medvetet minska antalet mjukvaruleverantörer. Istället för tio verktyg för liknande funktioner arbetar man med en eller två preferred suppliers. Detta ger stordriftsfördelar, mindre administrativ börda och bättre förhandlingslägen.
Hur många leverantörer är optimalt?
Det varierar mellan organisationer. Generellt gäller: ju färre leverantörer för samma funktion, desto bättre. Börja med de kategorier där överlappningen är störst — kommunikation, projektledning och säkerhet är klassiska kandidater.
Vilka är riskerna med leverantörskonsolidering?
Den största risken är vendor lock-in: för stort beroende av en enda leverantör. Ha alltid en exitstrategi och reglera i avtalet hur dataexport och övergångsstöd ska hanteras.
Redo att spara på mjukvara?
SoftVaro förhandlar fram det bästa avtalet åt dig hos över 4 000 leverantörer. Oberoende, transparent, inom 24 timmar.